Elke activiteit heeft een activiteitsverantwoordelijke. Deze staat in voor de praktische organisatie van de activiteit. In het jargon van AC wordt de functie activiteitsverantwoordelijke vaak afgekort als ‘AV’. Deze spil in de organisatie van de activiteit is het eerste aanspreekpunt voor elke deelnemer.

Elke AV is eenvoudig per e-mail bereikbaar: [naam activiteit]@activecompany.be. Voor een volledig overzicht van alle activiteitsverantwoordelijken (AV’s): https://www.activecompany.be/contact.

 

Een bloemlezing uit het rijk gevulde takenpakket van een AV:

-    organiseren van onthaal nieuwe leden, zorgen voor informatie;

-    administratieve opvolging van de activiteit: kassabladen, lidmaatschapformulieren, …;

-    verantwoordelijk voor de inning van de betalingen aan de activiteit;

-    verantwoordelijk voor correcte invulling van het kassablad;

-    verantwoordelijk voor correct verloop van deelname aan tornooien van de leden. In het bijzonder denken we hierbij aan de correcte financiële afhandeling die verbonden is aan tornooideelname (inschrijvingsgeld, betaling boetes bij forfait, ...);

-    verantwoordelijk voor contact met de zalenbeheerder van AC in geval van vragen/opmerkingen omtrent de infrastructuur;

-    verantwoordelijk voor de praktische organisatie van de activiteit: communicatie over het aanbod, publiceren van agenda van de activiteit op www.activecompany.be;

-    op een proactieve manier de waarden mee uitdragen bij de leden: correcte organisatie van de activiteit, een warm onthaal garanderen, zorgen voor informatie over de activiteit, de leden aansporen om artikels te publiceren in TimeOut, …;

-    zorgen voor een sociale dimensie aan de activiteit: het organiseren van of de aanzet geven tot het organiseren van sociale activiteiten;

-    zorgen voor een jaarlijks evaluatiemoment onder de deelnemers van de activiteit;

-    duidelijk de procedure uitleggen aan nieuwe leden hoe zich te registreren op Sporta-federatie en het belang m.b.t. de verzekering.

 

De RAAD VAN BESTUUR overloopt een checklist met een nieuwe AV om een vlotte overdracht van werking te verzekeren. 

Belangrijk:

  1. Verantwoordelijkheden ten opzichte van de Raad van Bestuur:

 -    deelname aan het activiteitenoverleg;

-    deelname aan de Algemene Vergadering;

-    jaarlijks meewerken aan het jaarverslag, dat wordt gepresenteerd op de Algemene Vergadering van de vzw;

-    maandelijks en ook jaarlijks tijdig de nodige financiële informatie (kassablad en financieel jaaroverzicht) over de activiteit bezorgen aan de penningmeester;

-    maandelijks elk bedrag hoger dan 150 euro in kassa doorstorten op de bankrekening van AC.

  1. Aangaan van verbintenissen 

-    enkel de leden van de Raad van Bestuur kunnen namens de vzw verbintenissen aangaan met derden.

 

Delegatie:

Bij activiteiten met veel deelnemers kan de AV zich laten bijstaan bij de uitoefening van zijn taak. De beslissing hieromtrent ligt bij de Raad van Bestuur die hiervoor overlegt met de activiteitsverantwoordelijke.

Momenteel zijn de volgende functies mogelijk binnen het organiserend kader:

-    kassaverantwoordelijke

-    tornooiverantwoordelijke

 

Terug naar overzicht