Alle activiteiten georganiseerd door AC in België vallen onder de verzekering: tijdens de activiteit, maar ook de weg van en naar de georganiseerde activiteit. Om betwisting over het feit of een activiteit daadwerkelijk werd georganiseerd door AC uit te sluiten, is het belangrijk om elke activiteit te registreren in de agenda op www.activecompany.be.

Leden die zich inzetten voor de club ontvangen hiervoor geen loon.

Leden van AC die een functie opnemen in de vzw of een activiteit mee organiseren, krijgen in ruil voor hun inzet een vrijstelling, dwz. zij mogen gratis deelnemen aan bepaalde activiteiten volgens onderstaand schema. Dit is noch een vorm van loon, noch een vorm van onkostenvergoeding.

Een bestuurslid of een activiteitsverantwoordelijke die minimaal 2 kalenderjaren (24 volledige maanden) dezelfde functie heeft bekleed, krijgt na het reglementair neerleggen van het mandaat een in tijd beperkte vrijstelling voor de activiteit waarvoor hij/zij de verantwoordelijkheid droeg

Algemeen principe

Er is in principe geen vergoeding voor onkosten die een lid of een verantwoordelijke maakt voor de club.

Uitzonderlijk kunnen er namens AC toch onkosten worden ingediend als cumulatief aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

-    de uitgave is op voorhand goedgekeurd door de Raad van Bestuur of de uitgave kadert binnen de regels die staan neergeschreven binnen dit intern reglement (bijv.: jaarlijkse evaluatiedrink van een activiteit); 

-    de uitgave wordt bewezen aan de hand van een origineel bewijsstuk: kasticket, factuur, debetnota, … 

De activiteitsverantwoordelijke zorgt voor de ontvangst van de deelnemers aan de activiteit.

Belangrijk is dat de verantwoordelijke minstens 15 minuten voor het aanvangsuur aanwezig is om deelnemers te kunnen opvangen.