Op deze pagina vind je in de vorm van korte artikels, een toegankelijke versie van het intern reglement van vzw Active Company Antwerp, in vraag- en antwoordvorm. Dit intern reglement werd herzien en goedgekeurd op de Raad van Bestuur op 16 januari 2021.

Naar de vereniging Active Company Antwerp (ACA) wordt in het verdere verloop van de tekst verwezen als ‘ACA’.

Het volledige intern reglement kan hier worden gedownload. 

ACA organiseert actieve sport & ontspanning voor holebi's en hun vrienden. De minimumleeftijd om lid te worden, is 18 jaar.

Alle deelnemers aan een activiteit moeten de richtlijnen en afspraken zoals beschreven in dit intern reglement en de statuten naleven.

Het lidmaatschap loopt van 1 januari tot en met 31 december, dus voor 1 kalenderjaar. Wie later op het jaar lid wordt, is lid vanaf het moment van betaling tot en met het einde van dat kalenderjaar.

Vaste leden (ook wel ‘effectieve leden’ of gewoon ‘leden’ genoemd) zijn personen die lid zijn van de Algemene Vergadering en dus ook stemrecht hebben op die Algemene Vergadering. Je wordt automatisch een vast lid na ontvangst van je lidgeld.

De Raad van Bestuur bepaalt jaarlijks het verschuldigde lidgeld. We verwijzen naar de website van AC (www.activecompany.be) met betrekking tot het prijzenoverzicht.

Voor wie jonger is dan 26 jaar op de dag dat het lidmaatschap ingaat, is er een speciale korting: na betaling van het lidgeld ontvangt het nieuwe lid een meerbeurtenkaart ter waarde van € 20. Deze wordt opgestuurd door de verantwoordelijke ledenbeheer.

We verwijzen naar de website van AC (www.activecompany.be) met betrekking tot het prijzenoverzicht.

Meedoen aan een activiteit houdt in dat je lichamelijk fit genoeg bent. AC adviseert alle leden om jaarlijks een medisch onderzoek te ondergaan

‘One-free-trial’: iedereen kan de eerste keer gratis deelnemen aan een (reguliere) activiteit.

Als lid krijg je elk jaar de kans om je uit te spreken over de werking van de vzw. Elk lid wordt hiervoor uitgenodigd om deel te nemen.

Regelmatig wordt er op activiteiten (vaste én occasionele) beeldmateriaal aangemaakt. Wens je niet dat beelden van jou gebruikt worden in externe AC-communicatie (website, social media …), dan meld je dit best schriftelijk aan de Raad van Bestuur of aan de activiteitsverantwoordelijke om eventuele misverstanden te vermijden

Elke activiteit heeft een activiteitsverantwoordelijke. Deze staat in voor de praktische organisatie van de activiteit. In het jargon van AC wordt de functie activiteitsverantwoordelijke vaak afgekort als ‘AV’. Deze spil in de organisatie van de activiteit is het eerste aanspreekpunt voor elke deelnemer.

Om voor of na de activiteit de betaling van de deelnemers vlot te laten verlopen, kan de activiteitsverantwoordelijke in samenspraak met de Raad van Bestuur beslissen om een kassaverantwoordelijke aan te stellen.

Voor activiteiten die jaarlijks aan tornooien/competities deelnemen, kan de AV in samenspraak met de Raad van Bestuur beslissen om een tornooiverantwoordelijke aan te stellen.

Iedereen die deel uitmaakt van het organisatorisch kader engageert zich om bij het neerleggen van de functie minstens twee maanden langer aan te blijven om de overdracht aan een opvolger te kunnen verzorgen.

Bij elke afwezigheid zorgt de functiehouder voor een passende regeling of vervanging met het oog op continuïteit van de activiteit. Voor de AV adviseert de Raad van Bestuur uitdrukkelijk om permanent een plaatsvervanger aan te duiden in geval van afwezigheid.

De dagelijkse leiding van AC ligt in de handen van de Raad van Bestuur die hiervoor werd aangesteld door de Algemene Vergadering. De werking van de Raad van Bestuur en de precieze bevoegdheden vinden hun grond in de statuten. Elk jaar legt de Raad van Bestuur verantwoording af aan de leden door het presenteren van een jaarverslag tijdens de Algemene Vergadering.

De voorzitter:

-    ondertekent samen met de secretaris of penningmeester alle akten en beslissingen van de vzw;

-    waakt over de goede werking van de vereniging en de uitoefening van de verschillende taken van de bestuursleden;

De ondervoorzitter ondersteunt de voorzitter en vervangt deze bij diens afwezigheid.

De secretaris: 

-    is belast met de ondersteuning van de voorzitter enerzijds, bijv. door middel van voorbereiding van bestuursvergaderingen, en is informatiebron van de voorzitter. Anderzijds organiseert en coördineert de secretaris de voortgang en verslaglegging van bestuursactiviteiten en de informatiestroom binnen de club;

De Raad van Bestuur kan bepaalde taken uitbesteden aan vrijwilligers buiten het bestuur. Vaak gaat het hier om taken die een zeer hoge mate van specialisme vereisen:

-    is verantwoordelijk voor het vermogen van de vzw;

-    mag namens AC uitgaven verrichten met goedkeuring van de Raad van Bestuur;

-    is verantwoordelijk voor alle financiële transacties binnen de vzw, zorgt voor registratie van facturen en documenten in de boekhouding;

De webmaster is verantwoordelijk voor alle technische aspecten van de website en het intranet. De webmaster is het aanspreekpunt voor het bestuur bij het nemen van ICT-gerelateerde beslissingen.

De taak van de vertrouwenspersoon is het ondersteunen van AC en haar leden in de bestrijding van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag voor de aanvang, tijdens, of na het uitoefenen van een AC-sportactiviteit.

De contacten met federaties verlopen altijd via de Raad van Bestuur tenzij een lid het mandaat hiertoe verkrijgt van de Raad van Bestuur.

Om de vergaderkost zo laag mogelijk te houden, zijn er enkele prioritaire vergaderplekken:

 -    in de privéwoning van een deelnemer van de vergadering;

-    in Het Roze Huis.

AC stelt twee mogelijke compensaties voor (niet cumuleerbaar): 

-    een compensatie voor de kosten van drank van € 3 per deelnemer voor de organisator van de vergadering thuis;

-    de terugbetaling van twee drankjes per deelnemer aan de vergadering (bijv. als de vergadering in Het Roze Huis plaatsvindt).

Raad van Bestuur (afkorting: RVB)

frequentie: elke maand

aanwezig: alle bestuurders

activiteitenoverleg (afkorting: AO)

frequentie: elke 3 maanden

aanwezig: alle activiteitsverantwoordelijken en een delegatie van de Raad van Bestuur

Wettelijk is AC verplicht om enkel een verzekering Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid af te sluiten voor de leden (wie lid is) en medewerkers (trainers, lesgevers, Raad van Bestuur, …).

 ACA koos ervoor om een bijkomend pakket verzekeringen af te sluiten, allemaal inbegrepen in de prijs van het lidmaatschap:

Iedereen dient:

-    tijdig het lidgeld te betalen;

-    het ledenformulier volledig in te vullen en te overhandigen aan de activiteitsverantwoordelijke of kassaverantwoordelijke;

-    zich te registreren bij Sporta-federatie (zie verder hoe).

Nieuwe leden worden door de ledenadministratie van ACA ingevoerd en hiervan op de hoogte gebracht per e-mail: je krijgt een rechtstreekse link toegestuurd met login en paswoord. Het staat je vrij om deze aan te passen.

Alle activiteiten georganiseerd door ACA in België vallen onder de verzekering: tijdens de activiteit, maar ook de weg van en naar de georganiseerde activiteit. Om betwisting over het feit of een activiteit daadwerkelijk werd georganiseerd door ACA uit te sluiten, is het belangrijk om elke activiteit te registreren in de agenda op www.activecompany.be.

Breng in de eerste plaats de AV op de hoogte.

Het is belangrijk om een aangifteformulier schadegeval volledig in te vullen binnen de acht dagen na het ongeval.

Leden die zich inzetten voor de club ontvangen hiervoor geen loon.

Leden van AC die een functie opnemen in de vzw of een activiteit mee organiseren, krijgen in ruil voor hun inzet een vrijstelling, dwz. zij mogen gratis deelnemen aan bepaalde activiteiten volgens onderstaand schema. Dit is noch een vorm van loon, noch een vorm van onkostenvergoeding.

Een bestuurslid of een activiteitsverantwoordelijke die minimaal 2 kalenderjaren (24 volledige maanden) dezelfde functie heeft bekleed, krijgt na het reglementair neerleggen van het mandaat een in tijd beperkte vrijstelling voor de activiteit waarvoor hij/zij de verantwoordelijkheid droeg

Bij aankoop van materialen of het leveren van prestaties voor AC, hanteert AC het principe dat de initiatiefnemer minimaal 2 vergelijkbare prijsoffertes moet voorleggen aan de Raad van Bestuur. Dit stelt de bestuursleden in staat om een prijsbewuste keuze te maken.

Algemeen principe

Er is in principe geen vergoeding voor onkosten die een lid of een verantwoordelijke maakt voor de club.

Uitzonderlijk kunnen er namens AC toch onkosten worden ingediend als cumulatief aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

-    de uitgave is op voorhand goedgekeurd door de Raad van Bestuur of de uitgave kadert binnen de regels die staan neergeschreven binnen dit intern reglement (bijv.: jaarlijkse evaluatiedrink van een activiteit); 

-    de uitgave wordt bewezen aan de hand van een origineel bewijsstuk: kasticket, factuur, debetnota, … 

De activiteitsverantwoordelijke zorgt voor de ontvangst van de deelnemers aan de activiteit.

Belangrijk is dat de verantwoordelijke minstens 15 minuten voor het aanvangsuur aanwezig is om deelnemers te kunnen opvangen.

De meest actuele tarieven (leden & niet-leden) zijn terug te vinden op onze website per activiteit. Deelnemers die geen lid zijn betalen het niet-leden tarief.

Leden die hun lidmaatschap vernieuwen, verrichten de betaling via overschrijving op de AC-rekening: IBAN BE34 4027 5480 5190 - BIC KRED BEBB met vermelding van: 'Lidgeld + jaartal + voornaamste sport/activiteit'.

Er zijn drie mogelijkheden:

1)  Het lidgeld wordt onverwijld betaald:

-    de persoon in kwestie betaalt cash of via Payconic aan de kassa het verschuldigde lidgeld; 

-    aan de AV of KV, die het onmiddellijk doorstort op de AC-rekening. 

2)  De persoon betaalt cash of via Payconiq het niet-ledentarief voor deze activiteit.

3) De persoon betaalt via een meerbeurtenkaart het niet-ledentarief voor deze activiteit.

We bieden meerbeurtenkaarten aan als alternatief betaalmiddel. Hierbij kan de activiteits- of kassaverantwoordelijke delen van de meerbeurtenkaart ‘knippen’ om de betaling uit te voeren.

Controle betaling

Bij elke activiteit is het de activiteitsverantwoordelijke die instaat voor de controle op de betaling van de verschuldigde deelnamegelden. De AV kan deze taak delegeren aan een kassaverantwoordelijke.

De AV is op elk moment dat de activiteit plaatsvindt verantwoordelijk voor het controleren van het lidmaatschap van de deelnemers. Enkel leden kunnen aan het ledentarief deelnemen aan het aanbod. De AV moet regelmatig de controle op het lidmaatschap uitvoeren.

Op initiatief van de Raad van Bestuur, activiteit of van een lid kunnen er evenementen georganiseerd worden die de normale reguliere activiteiten overstijgen.

De huisstijlrichtlijnen zoals opgenomen als bijlage bij dit intern reglement zijn van toepassing. In het bijzonder denken we hierbij aan het opnemen van het logo op alle communicatiedragers van het bijzondere evenement.

In het kader van binnen- en buitenlandse tornooien is aansluiting bij externe federaties, liga’s en dergelijke mogelijk vereist. De uiteindelijke beslissing hierover ligt bij de Raad van Bestuur.

AC wil een veilige omgeving bieden aan haar leden, en dit in alle betekenissen van het woord.   

(a) Geweld voor de aanvang, tijdens, of na het uitoefenen van een AC-sportactiviteit

(b) Pesterijen voor de aanvang, tijdens, of na het uitoefenen van een AC-sportactiviteit

(c) Ongewenst seksueel gedrag voor de aanvang, tijdens, of na het uitoefenen van een AC-sportactiviteit.

Indien een lid meent psychische schade te ondervinden, die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade ten gevolge van psychosociale risico's, waaronder geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag, kan een lid, in het kader van een interne procedure een verzoek indienen tot een informele psychosociale interventie bij de vertrouwenspersoon. Elk lid kan de vertrouwenspersoon raadplegen.

De interne klachtenprocedure verloopt in twee fases:

• De informele fase
• De formele fase

Onmiddellijke uitsluiting van AC kan worden opgelegd aan de dader van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag voor de aanvang, tijdens, of na het uitoefenen van een AC-sportactiviteit, afhankelijk van de ernst van het geval.

De Raad van Bestuur verbiedt en zal geen enkele vorm van discriminatie of vergelding toestaan, tegen gelijk welk lid, ingevolge een klacht die te goeder trouw wordt geuit overeenkomstig dit beleid of voor de hulp die wordt geboden bij het onderzoek van dergelijke klacht.

ACA stelt zich zeer positief tegenover het gebruik van Social Media door haar leden/sporters. Het toenemend gebruik van Social Media door alle leden/sporters van ACA roept echter op tot het omschrijven van een aantal richtlijnen. Daarnaast wordt ook het belang van het imago van ACA onderstreept.