Iedereen die deel uitmaakt van het organisatorisch kader engageert zich om bij het neerleggen van de functie minstens twee maanden langer aan te blijven om de overdracht aan een opvolger te kunnen verzorgen.
Het organiserend kader bestaat uit (niet-limitatieve opsomming): de leden van de Raad van Bestuur, de activiteitsverantwoordelijken, de kassaverantwoordelijken, de tornooiverantwoordelijken, de webmaster, de penningmeester, …
De term ‘overdracht’ dekt hier twee ladingen:
- overdracht van de nodige documenten, lopende dossiers, financiële middelen, …;
- overdracht van de noodzakelijke kennis om de neergelegde functie door een opvolger te kunnen laten uitvoeren.
Bij het niet naleven van deze regel kan de Raad van Bestuur bijv. beslissen om de uitloopregeling niet toe te passen. Zie ook: bestaat er een uitloopregeling voor ex-functiehouders?